Zum Jahreswechsel endet die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung von E-Rechnungen. Unternehmen sollten jetzt klären, welche Regeln für ihre Umsätze gelten und ob ihr Rechnungsablauf dafür eingerichtet ist.
Wann wird die Ausstellung verpflichtend?
Für inländische B2B-Umsätze können Rechnungsaussteller bis Ende 2026 grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregel. Entscheidend sind Umsatzzeitpunkt, beteiligte Unternehmen und die gesetzlichen Ausnahmen. Nicht jede Rechnung fällt unter die Verpflichtung.
Eine PDF-Datei allein genügt nicht
Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes, elektronisch verarbeitbares Format. Eine einfache PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung. Unternehmen müssen daher zwischen dem lesbaren Rechnungsbild und den maßgeblichen strukturierten Daten unterscheiden. Die Empfangsmöglichkeit für E-Rechnungen ist bereits seit 2025 relevant.
Was sollte intern abgestimmt werden?
Legen Sie fest, wer eingehende Rechnungen prüft und an wen Fehler zurückgemeldet werden. Testen Sie den Ablauf mit einem Lieferanten und einem Kunden, bevor die Umstellung im Tagesgeschäft erfolgt. Prüfen Sie außerdem, ob Bestellnummern, Ansprechpartner und vereinbarte Rechnungsadressen zuverlässig übernommen werden.
Ein Formatwechsel ändert nichts daran, dass eine Rechnung die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten muss. Die steuerliche Einordnung sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden. Für Verträge kann eine klare Regelung zu Übermittlungsweg, Zugang, Korrekturen und Ansprechpartnern sinnvoll sein.
Praxisbeispiel: Rechnung kommt an, aber wird nicht bearbeitet
Ein Lieferant sendet die Rechnung an eine bisher genutzte persönliche E-Mail-Adresse. Die zuständige Person ist ausgeschieden. Eine zentrale Rechnungsadresse, definierte Vertretung und ein dokumentierter Eingang helfen, solche Organisationsprobleme zu vermeiden. Die zivilrechtlichen Folgen eines streitigen Zugangs oder Zahlungsverzugs sind davon getrennt zu prüfen.
Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen
BMF: FAQ zur E-Rechnung; § 14 UStG; § 27 UStG.
Stand: 2. November 2026. Die Hinweise dienen der allgemeinen Orientierung. Die konkrete Gestaltung hängt vom Sachverhalt ab.